Phí quản lý chung cư là gì? Bao gồm những khoản nào?

Phí quản lý chung cư là khoản tiền chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ phải thanh toán để chi trả cho các hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận và quy định pháp luật. Khoản phí này thường được thu định kỳ hằng tháng, tính theo diện tích sử dụng căn hộ và đơn giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng tại tòa nhà.

Các chi phí được tính vào giá dịch vụ quản lý vận hành có thể bao gồm nhân sự vận hành hệ thống kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh khu vực chung, thu gom rác, chiếu sáng công cộng, chăm sóc cảnh quan và những hoạt động cần thiết khác theo phạm vi dịch vụ đã xác định.

Tuy nhiên, phí quản lý chung cư không bao gồm tất cả chi phí sinh hoạt của cư dân. Theo Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành không bao gồm kinh phí bảo trì, phí trông giữ xe, chi phí điện nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc, kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ và một số khoản chi khác được quy định riêng.

Do đó, khi mua hoặc thuê căn hộ, người dân cần hiểu rõ phí quản lý bao gồm những dịch vụ nào, cách tính ra sao và những khoản nào sẽ được thu riêng để dự trù chính xác chi phí sinh hoạt.

1. Phí quản lý chung cư là gì?

Phí quản lý chung cư, còn được gọi là giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, là khoản tiền dùng để chi trả cho các công việc quản lý và vận hành tòa nhà theo phạm vi dịch vụ được xác định.

Đối với một chung cư có nhiều căn hộ, việc vận hành không chỉ liên quan đến không gian bên trong từng căn hộ mà còn bao gồm hệ thống thang máy, máy bơm, hành lang, sảnh, khu vực công cộng, hệ thống kỹ thuật và các dịch vụ chung khác.

Để duy trì hoạt động ổn định, nhà chung cư cần có nhân sự hoặc đơn vị phụ trách vận hành, bảo vệ, vệ sinh, theo dõi hệ thống kỹ thuật và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Phí quản lý vận hành được hình thành để chi trả cho các công việc thuộc phạm vi dịch vụ này.

Phí quản lý chung cư có bắt buộc không?

Đối với nhà chung cư có hoạt động quản lý vận hành, nghĩa vụ thanh toán phí dịch vụ được xác định theo pháp luật, hợp đồng và cơ chế quản lý áp dụng tại tòa nhà.

Mức phí, phương thức thu và phạm vi dịch vụ cần được làm rõ trong các thỏa thuận có liên quan. Người mua căn hộ không nên chỉ căn cứ vào quảng cáo của dự án để xác định mức phí phải trả trong suốt thời gian sử dụng.

Đối với chung cư mới bàn giao, cần kiểm tra nội dung hợp đồng mua bán, thỏa thuận dịch vụ quản lý vận hành và thông báo chính thức của chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý. Đối với chung cư đã hoạt động ổn định, cư dân nên tìm hiểu mức phí hiện hành, đơn vị cung cấp dịch vụ và phạm vi công việc được chi trả.

Ai phải thanh toán phí quản lý chung cư?

Chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ cần xác định nghĩa vụ thanh toán theo pháp luật, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê và thỏa thuận dịch vụ có liên quan.

Trong trường hợp căn hộ cho thuê, chủ sở hữu và người thuê có thể thỏa thuận bên nào trực tiếp thanh toán phí quản lý. Tuy nhiên, việc thỏa thuận giữa hai bên cần được phân biệt với nghĩa vụ đối với đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc chủ thể thu phí theo cơ chế áp dụng tại tòa nhà.

Để tránh tranh chấp, hợp đồng thuê nhà nên ghi rõ:

• Bên chịu phí quản lý vận hành.
• Các khoản phí được tính riêng.
• Thời điểm và phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm xử lý khi phí dịch vụ thay đổi.
• Cách đối chiếu công nợ khi kết thúc hợp đồng.

2. Phí quản lý chung cư bao gồm những khoản nào?

Theo phương pháp xác định giá dịch vụ quản lý vận hành tại Phụ lục VII ban hành kèm Nghị định 95/2024/NĐ-CP, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư có thể bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí quản lý chung của đơn vị vận hành, lợi nhuận định mức hợp lý và thuế giá trị gia tăng theo quy định.

Các khoản chi cụ thể phụ thuộc vào phạm vi công việc, đặc điểm công trình và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành.

Chi phí nhân sự quản lý và vận hành

Đây là nhóm chi phí phục vụ việc tổ chức, giám sát và duy trì hoạt động của tòa nhà. Tùy mô hình quản lý, chi phí có thể liên quan đến nhân sự kỹ thuật, nhân viên vận hành hệ thống, bộ phận quản lý và những vị trí khác cần thiết để cung cấp dịch vụ.

Công việc có thể bao gồm theo dõi tình trạng hoạt động của thiết bị, tiếp nhận thông tin từ cư dân, phối hợp xử lý sự cố và giám sát chất lượng dịch vụ.

Chi phí bảo vệ và kiểm soát an ninh

Dịch vụ bảo vệ có thể bao gồm trực tại cổng, kiểm soát người và phương tiện ra vào theo quy định của tòa nhà, tuần tra khu vực chung và phối hợp xử lý các tình huống phát sinh.

Phạm vi dịch vụ cụ thể phụ thuộc vào phương án an ninh, quy mô chung cư và hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ.

Cần lưu ý rằng chi phí bảo vệ thông thường thuộc nhóm dịch vụ quản lý vận hành không đồng nghĩa với kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ hoặc các khoản chi độc lập khác.

Chi phí vệ sinh và thu gom rác

Phí quản lý có thể bao gồm chi phí vệ sinh hành lang, sảnh, cầu thang, khu vực công cộng và thu gom rác theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

Tại những chung cư có cảnh quan hoặc nhiều tiện ích chung, dịch vụ còn có thể bao gồm vệ sinh khu vực ngoài trời, chăm sóc cây xanh và những công việc duy trì môi trường chung.

Chi phí thực tế phụ thuộc vào diện tích cần vệ sinh, tần suất thực hiện, số lượng nhân sự và yêu cầu chất lượng dịch vụ.

Chi phí vận hành thang máy và hệ thống kỹ thuật

Chung cư thường có nhiều hệ thống kỹ thuật cần được theo dõi để duy trì hoạt động bình thường. Chi phí quản lý vận hành có thể bao gồm năng lượng, vật tư tiêu hao và nhân công điều khiển, duy trì hoạt động của các hệ thống thuộc phạm vi dịch vụ.

Những hệ thống có thể liên quan gồm:

• Thang máy.
• Máy bơm nước.
• Máy phát điện dự phòng.
• Hệ thống hạ tầng kỹ thuật dùng chung.
• Thiết bị kỹ thuật phục vụ hoạt động chung của tòa nhà.

Tuy nhiên, cần phân biệt chi phí vận hành thường xuyên với chi phí sửa chữa, thay thế hoặc bảo trì thuộc quỹ bảo trì. Việc phân loại phải căn cứ vào tính chất công việc, phạm vi sở hữu và quy định áp dụng.

Chi phí điện, nước tại khu vực công cộng

Giá dịch vụ quản lý vận hành có thể tính đến chi phí điện chiếu sáng và nước sử dụng tại khu vực công cộng của nhà chung cư theo phạm vi được xác định.

Ví dụ, điện chiếu sáng hành lang hoặc khu vực chung có thể thuộc chi phí vận hành. Trong khi đó, tiền điện và nước tiêu thụ riêng trong căn hộ thường được tính theo cơ chế thanh toán riêng, không mặc nhiên gộp vào phí quản lý.

Chi phí quản lý chung của đơn vị vận hành

Ngoài chi phí trực tiếp tại tòa nhà, phương pháp xác định giá dịch vụ còn đề cập đến chi phí quản lý chung của đơn vị quản lý vận hành được phân bổ theo quy định, chẳng hạn chi phí nhân sự quản lý và các chi phí liên quan đến hoạt động của đơn vị.

Đối với nhà chung cư áp dụng phương pháp xác định giá theo Phụ lục VII Nghị định 95/2024/NĐ-CP, giá dịch vụ còn có thể bao gồm lợi nhuận định mức hợp lý và thuế giá trị gia tăng theo quy định.

Không nên hiểu rằng mọi chung cư tư nhân đều phải áp dụng một công thức thu phí giống nhau trong mọi tình huống. Việc xác định mức giá cần căn cứ vào loại nhà chung cư, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật áp dụng.

Bảng tổng hợp các nhóm chi phí quản lý chung cư

3. Phí quản lý chung cư được tính như thế nào?

Phí quản lý chung cư thường được tính theo diện tích sử dụng căn hộ nhân với đơn giá dịch vụ quản lý vận hành tính trên mỗi mét vuông mỗi tháng.

Công thức tham khảo:

Phí quản lý hằng tháng = Diện tích tính phí × Đơn giá dịch vụ quản lý vận hành

Trong đó:

• Diện tích tính phí: Diện tích được áp dụng theo hợp đồng và cơ chế tính phí của nhà chung cư.
• Đơn giá dịch vụ quản lý vận hành: Mức giá tính theo đồng/m²/tháng được xác định theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

Người mua nên kiểm tra hợp đồng hoặc thông báo chính thức để xác định diện tích nào được sử dụng làm căn cứ tính phí. Không nên mặc định mọi dự án đều áp dụng cùng một cách xác định diện tích.

Ví dụ tính phí quản lý chung cư

Giả sử một căn hộ có diện tích tính phí là 70 m² và đơn giá quản lý vận hành theo thỏa thuận là 12.000 đồng/m²/tháng.

Khoản phí quản lý trong một tháng được tính như sau:

70 m² × 12.000 đồng/m²/tháng = 840.000 đồng/tháng.

Nếu mức phí không thay đổi trong 12 tháng, tổng chi phí quản lý trong một năm là:

840.000 đồng × 12 = 10.080.000 đồng/năm.

Đây chỉ là ví dụ minh họa, không phải mức phí áp dụng chung cho mọi chung cư. Đơn giá thực tế có thể khác nhau tùy chất lượng dịch vụ, quy mô công trình, tiện ích và thỏa thuận quản lý vận hành.

Chung cư có thang máy có phí quản lý cao hơn không?

Nhà chung cư có thang máy thường phát sinh thêm chi phí vận hành thiết bị, điện năng, nhân sự và công việc kỹ thuật so với một số chung cư không có thang máy.

Tuy nhiên, không thể chỉ dựa vào việc có thang máy để kết luận mức phí của một tòa nhà chắc chắn cao hơn tòa nhà khác. Mức phí còn phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ, quy mô công trình, tiêu chuẩn vận hành, cơ chế thu và các thỏa thuận liên quan.

Phí quản lý chung cư có cố định không?

Phí quản lý không nhất thiết cố định trong toàn bộ thời gian sử dụng căn hộ. Mức phí có thể thay đổi khi phạm vi dịch vụ, chi phí vận hành, hợp đồng hoặc cơ chế xác định giá thay đổi theo quy định.

Trước khi chấp nhận mức phí mới, cư dân nên kiểm tra thông báo chính thức, căn cứ điều chỉnh, nội dung dịch vụ và quy trình quyết định áp dụng tại nhà chung cư.

4. Ai quyết định mức phí quản lý chung cư?

Mức phí quản lý vận hành không phải lúc nào cũng do một chủ thể quyết định theo cùng một cơ chế. Cách xác định phụ thuộc vào loại nhà chung cư, tình trạng quản lý và các thỏa thuận có liên quan.

Đối với chung cư thuộc sở hữu tư nhân, giá dịch vụ thường được xác định theo thỏa thuận và hợp đồng giữa các bên, phù hợp với quy định pháp luật. Nếu có tranh chấp hoặc không đạt được thỏa thuận trong trường hợp pháp luật quy định, khung giá do UBND cấp tỉnh ban hành có thể được áp dụng làm căn cứ giải quyết.

Đối với nhà chung cư thuộc tài sản công, khung giá dịch vụ quản lý vận hành của địa phương có thể được sử dụng làm căn cứ thu theo quy định.

Vì vậy, khi kiểm tra mức phí, cư dân cần xác định đúng loại nhà chung cư và cơ chế giá đang áp dụng, thay vì lấy mức phí của một dự án khác làm chuẩn bắt buộc.

Vai trò của chủ đầu tư

Ở giai đoạn đầu, chủ đầu tư thường tổ chức công tác quản lý vận hành theo điều kiện bàn giao, hợp đồng và quy định pháp luật. Mức phí và phạm vi dịch vụ cần được thể hiện hoặc xác định theo các thỏa thuận liên quan.

Người mua nên xem xét kỹ điều khoản về phí quản lý trong hợp đồng mua bán căn hộ, đặc biệt khi dự án quảng cáo ưu đãi miễn phí quản lý trong một khoảng thời gian. Cần phân biệt thời gian được hỗ trợ phí với thời gian cư dân phải tự thanh toán theo cơ chế áp dụng sau khi ưu đãi kết thúc.

Vai trò của Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành

Ban quản trị đại diện cho chủ sở hữu trong phạm vi quyền hạn được pháp luật quy định, tham gia các công việc liên quan đến quản lý nhà chung cư và giám sát việc thực hiện các thỏa thuận có liên quan.

Đơn vị quản lý vận hành trực tiếp tổ chức các công việc theo phạm vi được giao, chẳng hạn quản lý nhân sự, vận hành kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ và tiếp nhận phản ánh của cư dân.

Cần phân biệt vai trò của Ban quản trị với đơn vị quản lý vận hành: một bên thực hiện chức năng đại diện, quản lý và giám sát theo quy định; bên còn lại cung cấp dịch vụ vận hành theo hợp đồng và phạm vi nhiệm vụ.

5. Phí quản lý chung cư không bao gồm những khoản nào?

Một trong những nguyên nhân khiến cư dân cảm thấy chi phí chung cư cao là việc nhầm lẫn phí quản lý với những khoản phải thanh toán riêng.

Theo khoản 2 Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm các khoản như kinh phí bảo trì, phí trông giữ xe, chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc, kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ, thù lao Ban quản trị và các chi phí dịch vụ khác phục vụ nhu cầu riêng của chủ sở hữu hoặc người sử dụng.

Phí bảo trì chung cư 2%

Kinh phí bảo trì là khoản tiền dành cho việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định pháp luật. Đối với căn hộ thuộc trường hợp áp dụng, mức đóng thường được xác định bằng 2% giá trị căn hộ hoặc phần diện tích tương ứng theo quy định.

Khoản này khác với phí quản lý vận hành thu định kỳ. Phí bảo trì phục vụ công việc bảo trì phần sở hữu chung, trong khi phí quản lý chi trả cho các hoạt động quản lý và vận hành theo phạm vi dịch vụ.

Bạn có thể xem thêm bài viết phí bảo trì chung cư 2% là gì, ai quản lý và sử dụng để hiểu cách hình thành quỹ, trách nhiệm quản lý và phạm vi chi tiêu.

Phí gửi xe

Phí gửi xe là khoản thanh toán cho dịch vụ trông giữ phương tiện theo loại xe, vị trí và cơ chế thu tại tòa nhà.

Khoản phí này không mặc nhiên nằm trong phí quản lý căn hộ. Người sử dụng cần kiểm tra bảng giá gửi xe, hợp đồng hoặc quy định của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Tiền điện, nước sinh hoạt trong căn hộ

Tiền điện và nước tiêu thụ riêng trong căn hộ thường được tính theo lượng sử dụng và cơ chế thanh toán tương ứng. Đây là khoản cần phân biệt với điện chiếu sáng hoặc nước dùng tại khu vực công cộng có thể được tính trong giá dịch vụ quản lý.

Internet, truyền hình và dịch vụ riêng

Internet, truyền hình, thông tin liên lạc và những dịch vụ phục vụ nhu cầu riêng thường được thanh toán theo gói dịch vụ hoặc hợp đồng với nhà cung cấp.

Nếu chung cư có phòng tập, hồ bơi hoặc tiện ích thu phí riêng, cư dân cần kiểm tra xem chi phí đó có thuộc gói dịch vụ đã thỏa thuận hay được tính riêng. Không nên mặc định tất cả tiện ích của dự án đều đã bao gồm trong phí quản lý.

Bảo hiểm cháy nổ và các khoản chi độc lập khác

Kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ được xác định riêng với giá dịch vụ quản lý vận hành theo quy định. Tương tự, các khoản chi khác phục vụ nhu cầu riêng của chủ sở hữu hoặc người sử dụng cũng cần được xác định theo cơ chế thanh toán tương ứng.

Bảng phân biệt các khoản phí khi sống tại chung cư

6. Vì sao phí quản lý giữa các chung cư khác nhau?

Mức phí quản lý vận hành có thể chênh lệch đáng kể giữa các chung cư do sự khác biệt về công trình, phạm vi dịch vụ và cách tổ chức vận hành.

Quy mô và thiết kế tòa nhà

Chung cư có nhiều tháp, nhiều tầng, nhiều thang máy hoặc hệ thống kỹ thuật phức tạp có thể phát sinh chi phí vận hành cao hơn. Tuy nhiên, quy mô lớn cũng có thể tạo điều kiện phân bổ một số chi phí cho nhiều căn hộ hơn.

Vì vậy, không thể đánh giá mức phí chỉ dựa vào số tầng hoặc số căn hộ mà cần xem xét tổng thể chi phí và dịch vụ được cung cấp.

Tiêu chuẩn dịch vụ và tiện ích

Một số chung cư cung cấp phạm vi dịch vụ rộng hơn, có nhiều khu vực công cộng, cảnh quan hoặc yêu cầu vận hành kỹ thuật cao. Điều này có thể làm thay đổi chi phí nhân sự, bảo vệ, vệ sinh và vận hành.

Tuy nhiên, tiện ích có thu phí riêng không mặc nhiên được tính trong phí quản lý. Người mua cần kiểm tra danh mục dịch vụ thực tế để biết khoản tiền mình thanh toán bao gồm những gì.

Đơn vị quản lý vận hành

Đơn vị quản lý có thể khác nhau về quy trình làm việc, cơ cấu nhân sự, tiêu chuẩn dịch vụ và phương án vận hành. Các yếu tố này ảnh hưởng đến chi phí cung cấp dịch vụ và mức giá được thỏa thuận.

Khi so sánh hai chung cư, nên xem xét chất lượng dịch vụ thực tế, phạm vi công việc, mức độ đáp ứng yêu cầu của cư dân và tính minh bạch của đơn vị vận hành, thay vì chỉ so sánh đơn giá trên mỗi mét vuông.

Thỏa thuận và cơ chế xác định giá

Mức phí còn phụ thuộc vào hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên và khung giá được áp dụng trong trường hợp pháp luật quy định.

Đối với chung cư tư nhân, không nên mặc định một mức giá tối thiểu hoặc tối đa duy nhất trên toàn quốc. Khung giá địa phương có vai trò theo từng trường hợp cụ thể, chẳng hạn đối với nhà ở thuộc tài sản công hoặc làm căn cứ xử lý khi không thỏa thuận được giá trong trường hợp luật định.

7. Kinh nghiệm kiểm tra phí quản lý trước khi mua căn hộ

Phí quản lý là một phần của chi phí sở hữu căn hộ trong dài hạn. Khi lựa chọn bất động sản, người mua nên xem xét cả mức phí dự kiến lẫn phạm vi dịch vụ được cung cấp.

Kiểm tra mức phí trong hợp đồng và tài liệu dự án

Trước khi ký hợp đồng, nên kiểm tra đơn giá phí quản lý dự kiến, diện tích tính phí, thời điểm bắt đầu thu và các điều khoản về điều chỉnh giá.

Nếu chủ đầu tư đưa ra chương trình miễn phí quản lý, cần xác minh thời hạn ưu đãi, điều kiện áp dụng và mức phí sau khi kết thúc chương trình.

Xác định những khoản phải trả riêng

Không nên chỉ lấy phí quản lý làm căn cứ ước tính tổng chi phí sinh hoạt. Người mua cần cộng thêm các khoản như gửi xe, điện nước, internet, tiện ích thu phí riêng và những nghĩa vụ khác có thể phát sinh.

Cách làm này giúp so sánh chi phí giữa các căn hộ một cách thực tế hơn.

Đánh giá chất lượng dịch vụ so với mức phí

Mức phí thấp không nhất thiết đồng nghĩa với hiệu quả kinh tế cao nếu chất lượng vệ sinh, bảo vệ hoặc vận hành kỹ thuật không đáp ứng nhu cầu. Ngược lại, phí cao cũng không tự động chứng minh dịch vụ tốt.

Nếu có thể, hãy tìm hiểu phản hồi của cư dân đang sinh sống, tình trạng bảo trì thiết bị, quy trình xử lý phản ánh và mức độ minh bạch trong công tác quản lý.

Tìm hiểu cơ chế giám sát và giải quyết kiến nghị

Người mua nên tìm hiểu đơn vị quản lý vận hành, vai trò của Ban quản trị và phương thức tiếp nhận phản ánh của cư dân. Việc có quy trình công khai, giải trình và giám sát rõ ràng giúp cư dân hiểu khoản phí được sử dụng như thế nào và có cơ sở phản ánh khi dịch vụ không đáp ứng thỏa thuận.

Kết luận

Phí quản lý chung cư là khoản tiền phục vụ hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà, có thể bao gồm nhân sự vận hành, bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác, vận hành hệ thống kỹ thuật và các chi phí liên quan theo phạm vi dịch vụ.

Mức phí thường được tính theo diện tích tính phí nhân với đơn giá dịch vụ quản lý vận hành, nhưng không có một mức giá cố định áp dụng cho mọi chung cư. Người mua cần kiểm tra hợp đồng, cơ chế xác định giá và phạm vi dịch vụ trước khi quyết định.

Đặc biệt, cần phân biệt phí quản lý với kinh phí bảo trì 2%, phí gửi xe, tiền điện nước sinh hoạt và các dịch vụ riêng. Khi hiểu đúng từng khoản, người mua có thể ước tính chi phí sở hữu căn hộ chính xác hơn và đánh giá chất lượng vận hành dựa trên giá trị dịch vụ thực tế.